সভার মিনিটগুলি হ'ল একটি দস্তাবেজ যা এই ইভেন্টের সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্তকে প্রতিফলিত করে। অর্থের দিক থেকে এবং ডিজাইনে উভয়ই ভুল খসড়া তৈরি করে এটি সভার অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা বিতর্কিত হতে পারে। তদতিরিক্ত, যদি উত্পাদন সভার মিনিটের মধ্যে বিভ্রান্তিমূলক তথ্য থাকে তবে ভুল পরিচালনা সংক্রান্ত সিদ্ধান্ত নেওয়ার সম্ভাব্য ঝুঁকি রয়েছে। সঠিকভাবে সাজান এটি সহজ প্রস্তাবগুলির একটি সেটকে সহায়তা করবে।
এই দস্তাবেজের পাঠ্যে সাধারণত দুটি অংশ থাকে: সূচনা এবং মূল। সভার মিনিটগুলি (এর প্রথমার্ধ) এ ইভেন্টের মূল পরামিতিগুলির একটি বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে: অবস্থান, পুরো নাম অংশগ্রহণকারীরা, চেয়ারম্যান এবং সচিব। উপস্থিতদের মধ্যে একটির যখন বিশেষ মর্যাদা থাকে (আমন্ত্রিত, বিশেষজ্ঞ, পর্যবেক্ষক, ইত্যাদি), তখন এটি নথিতেও লক্ষ করা যায়। যদি সভায় অনেক লোক উপস্থিত ছিলেন, সভার মিনিটের মধ্যে তাদের সম্পর্কে একটি পৃথক শীটে ডেটা থাকতে পারে, যা নথির অবিচ্ছেদ্য প্রয়োগ। সূচনা বিভাগটি একটি এজেন্ডা দিয়ে শেষ হবে যাতে সম্বোধিত সমস্যার তালিকা রয়েছে। এগুলিকে গুরুত্ব সহকারে সাজানো বাঞ্ছনীয়, তবে, প্রশ্নের তালিকায় স্থানটি প্রভাবিত করার অন্যান্য কারণও থাকতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, এজেন্ডার কাঠামো তার ইস্যুগুলির অংশের যৌক্তিক সম্পর্ক বা ইভেন্টে অংশ নেওয়া ব্যক্তিদের কর্মসংস্থানের উপর নির্ভর করে। দলিলটি নিজেই সংগঠনের লেটারহেডে চালিত হয় (এর ইউনিট), বৈঠকটি হওয়ার সময় এটি অবশ্যই নির্দেশিত হতে হবে।
মূল অংশে সভার মিনিটগুলি পরিচয়ের সাথে মিলিত হওয়া উচিত। বিশেষত, এর আইটেমগুলি এজেন্ডার মতো একই ক্রমে চলতে হবে। প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের তথ্য ক্যাপচার করে এমন একটি পাঠ্য তৈরির জন্য অ্যালগরিদমটি নিম্নরূপ: "শোনো", "স্পোক", "সিদ্ধান্ত নেওয়া"। প্রোটোকলের এই অংশের প্রধান নিয়মটি হ'ল এটি কোনও ধরণের প্রতিলিপিতে পরিণত হওয়া উচিত নয়।
বিশেষত, "শ্রুত" উপ-আইটেমটি বর্ণনা করে যে এই বিষয়ে প্রধান বক্তা কে ছিলেন, তিনি তাঁর বক্তৃতার ফলস্বরূপ কী প্রস্তাব করেছিলেন। স্পিকারদের জন্য, অংশগ্রহণকারীরা এও নির্দেশ করে যে তারা কী প্রস্তাব করেছে। সিদ্ধান্তটি সিংহভাগ অংশগ্রহণকারীদের চূড়ান্ত অবস্থান স্থির করে। যদি এটি ভোটদানের মাধ্যমে গৃহীত হয়েছিল, তবে এটি নির্দেশ করা হবে যে এর পক্ষে কতজন লোক ছিলেন, কতজন এর বিরোধী ছিলেন, পাশাপাশি অব্যাহতির সংখ্যাও। আলোচিত বিষয়গুলির গুরুত্বের উপর নির্ভর করে পুরো নাম তালিকাভুক্ত করা যেতে পারে। যে লোকেরা এই বা এই অবস্থান নিয়েছে
সভার প্রোটোকল সচিব দ্বারা অঙ্কিত হয়, নথিটি নিজেই নির্বাহী এবং সভার সভাপতির স্বাক্ষরিত হয়। এর সংকলনের তথ্যের উত্স হস্তাক্ষর খসড়া, ভয়েস রেকর্ডার ব্যবহার করে তৈরি করা নোট, প্রতিলিপি। সভার সময় চিহ্নিত বিষয়গুলির সমাধানের জন্য যদি সিনিয়র আধিকারিকের বৈঠকে অংশ নেননি তাদের কর্তৃত্বের প্রয়োজন হয়, তবে এই প্রধানের সিদ্ধান্তের জন্য অতিরিক্ত অনুমোদন দেওয়া যেতে পারে। স্বাক্ষরিত এবং নিবন্ধিত প্রোটোকল উভয়ই একক নথি হিসাবে এবং কর্মকর্তাদের জন্য নিষ্কাশন আকারে প্রেরণ করা যেতে পারে, যেখানে প্রশ্নের একমাত্র অংশ প্রযোজ্য।
